Politica de stocare (retenţie) a datelor

1. OPERATORUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL 

Operatorul datelor cu caracter personal obținute de la clienții, potențiali clienți, salariați ai companiei,contactori și alte terțe persoane fizice sau acordate de aceștia este:  

PROVIDENT FINANCIAL ROMÂNIA IFN S.A. 

Ne poți contacta prin: 
E-mail: datepersonale@provident.ro
Prin telefon către compartimentul Relații Clienți:  021 275 75 75  (apel cu tarif normal)   
Prin poștă: Calea Șerban Vodă nr. 133, Central Business Park, etaj 1, Corpurile D-E, etaj 2, Corpul D, Sector 4, cod poștal 040205, București, România  

2. SOLICITĂRI CU PRIVIRE LA POLITICA DE STOCARE A DATELOR PERSONALE (RETENȚIE)  

În măsura în care ai solicitări sau întrebări legate de perioadele de stocare a datelor tale personale în cadrul PROVIDENT FINANCIAL ROMÂNIA IFN S.A., te rugăm să ne contactezi utilizând adresa de e-mail datepersonale@provident.ro sau numărul de telefon al compartimentului Relații Clienți 021 275 75 75. 

3. PERIOADELE DE RETENȚIE (STOCARE) 

Perioadele de stocare se aplică și pentru toate formatele de înregistrări, adică suport hârtie și electronice, cu excepția cazului în care se specifică altfel și sunt stabilite în conformitate cu prevederile legale în vigoare și reglementările interne. 

4. POLITICA DE STOCARE (RETENTIE)

Politica de stocare (retenție) a datelor personale din cadrul Provident Financial România IFN S.A., este un instrument care asigură că cerințele Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR), legile și reglementările relevante din domeniul protecției datelor cu caracter personal sunt respectate cu strictețe. Această politică, se referă, în principal, la principiul limitării reținerii în timp a datelor cu caracter personal prelucrate și care presupune stocarea acestora numai pentru o perioadă de timp necesară scopurilor pentru care sunt procesate aceste date. Prin politica de stocare (retenție) a datelor personale se alocă perioade de retenție relevante în toate domeniile de activitate și departamentele companiei, permițând desfășurarea activităților de eliminare/ștergere a datelor personale într-o manieră consecventă și controlată. 

5. PLANUL DE RETENȚIE 

Un extras din nomenclatorul companiei care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele companiei (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale clienților, este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant și anexat prezentei politici. Perioada de stocare se aplică în mod implicit tuturor înregistrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi, din motive legale (obligații legale stabilite în sarcina companiei, interes legitim).  În cazul în care înregistrările sau documentele individuale necesită o perioadă de stocare diferită de cea recomandată, Provident Financial România IFN S.A., trebuie contactată pentru a discuta cerințele specifice de stocare.

6. ȘTERGEREA DATELOR  

Poți solicita ștergerea datelor cu caracter personal trimițând un e-mail la următoarea adresă datepersonale@provident.ro sau o cerere scrisa la sediul social al  Provident Financial România IFN S.A, în atenția responsabilului cu protecția datelor, în care trebuie să precizezi următoarele: 
• Datele tale de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului de vedere al companiei; 
• Numele și prenumele tău; 
• Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing, promoții, etc.); 
• Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care dorești să le ștergi;  
• Numărul total de date înregistrate care trebuie șterse.  

Termenul de răspuns la solicitarea transmisă este de maximum 30 de zile de la data primirii cererii. Acest termen se poate prelungi cu cel mult 2 luni atunci când este necesar, ţinându-se seama de complexitatea şi numărul cererilor. În acest sens, Provident Financial România IFN S.A te va informa cu privire la orice astfel de prelungire.  
  
În măsura în care solicitarea transmisă se va soluționa, după evaluarea acesteia în cadrul Provident Financial România I.F.N. S.A, cu ștergerea datelor tale, compania va transmite în atenția ta o adresă de răspuns, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații: 

•   Scopul/scopurile pe bază căruia/cărora datele cu caracter personal au fost prelucrate; 
•   Datele cu caracter personal care au fost șterse/eliminate/distruse și activitatea de prelucrare din cadrul Provident Financial România IFN S.A de care acestea au aparținut; 
•   Numărul de înregistrări eliminate.  
 
Adresa de răspuns transmisă de către Provident, în format  fizic, este stocată și scanată  pentru o perioadă de 2 ani de la data primirii cererii, urmând ca după această perioadă documentul original să fie distrus și reciclat. Dacă însă informațiile au fost furnizate către tine în format electronic, respectiv adresa de răspuns va fi transmisa prin e-mail, aceasta va fi stocată pe serverele companiei pentru o perioadă de 2 ani, calculată de la data transmiterii acestora către tine, pe adresa de e-mail furnizată, apoi vor fi șterse.  

Dacă trimiți o solicitare către Provident Financial România IFN S.A, solicitând accesul la activitățile de procesare a datelor tale personale în compania noastră, te rugăm să ai în vedere că, din cauza procesării continue a datelor tale personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de Stocare (Retentie) a datelor cu caracter personal, încercăm să îți menținem datele personale actualizate și exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, Provident Financial România IFN S.A va furniza informațiile deținute în momentul în care îți trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitării.

7. DEZVOLTARE CONTINUĂ 

Perioadele de stocare (retenție) a datelor personale vor fi menținute de către Provident Financial România IFN S.A care va efectua modificări, completări și actualizări, ori de câte ori legislația, deciziile Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau modificările organizaționale sau structurale ale Provident Financial România IFN S.A impun aceste schimbări.

8. ACTUALIZĂRI  

Politica de stocare (retenție) a datelor cu caracter personal este revizuită anual, daca e cazul si ori de cate ori este necesar. Versiunile actualizate vor fi publicate pe pagina noastră web: www.provident.ro.